- تعريف سازمان :
- الف ) تعريف فني اقتصاد خرد از سازمانها : سازمان يك ساختار پايدار ، رسمي ، اجتماعي است كه سرمايه و نيروي كار ( عوامل توليد كه توسط محيط تأمين مي شوند ) به وسيله بنگاه از طريق فرايند توليد به كالاها و خدمات ( برون داده هاي تحويلي به محيط ) تبديل مي شوند .
- كالاها و خدماتت به وسيله محيط مصرف مي‌شوند ، كه سرمايه و نيروي كار بيشتري به عنوان درون داد در حلقه بازخور تأمين ميكند .
- ب ) تعريف رفتاري واقع گرايانه تر از سازمان : سازمان مجموعه است از حقوق ، امتيازات ، تعهدات و مسئوليت ها كه در طول دوره اي از زمان از طريق كش مكش و حل كش مكش به ظرافت به توازن رسيده اند . ديدگاه رفتاري از سازمان بر مناسبات گروهي ، ارزش ها و ساختارها تأكيد مي ورزد .
- مقايسه تعريف فني و رفتاري سازمان : تعريف هاي فني و رفتاري از سازمان ها با يكديگر متناقض نيستند ، در واقع يكديگر را كامل مي‌كنند . تعريف فني به ما مي گويد چگونه هزاران بنگاه در بازارهاي رقابتي سرمايه ، نيروي كار و فناوري اطلاعات را تركيب مي‌كنند ، در حالي كه مدل رفتاري ما را به درون يك بنگاه مي‌برد تا بببينيم چگونه آن فناوري بر كارهاي داخل سازمان تأثير مي گذارد .
- سازماندهی، عمل بازآرایی اجزاء است که بر اساس یک یا چند قاعده صورت می‌گیرد. در مدیریت، سازماندهی را فرآیندی می‌دانند که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می‌شود.سازماندهی در حکم فرایندی است که به صورت پیوسته و مستمر ادامه دارد و حیات سازمانی به اطمینان از وجود ساختاری که اثربخشی و کارایی را حاصل گرداند، بستگی خواهد داشت. در واقع سازماندهی شامل وظایفی است که باید اجرا شود، تشخیص کسانی است که باید اجرا کنند، چگونگی گروه‌بندی وظایف و تعیین کسانی است که باید گزارش دهند یا گزارش بگیرند. باتوجه به تعریف فوق، این فرآیند شامل سه مرحله زیر است:
- طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری
- دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده
- برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی، برای کسب اهداف مشترک
- همچنین، سازماندهی در دین اسلام، مورد توجه بسیار بوده است. تا آنجا که علی بن ابیطالب می فرماید:
-
اگاه باش که جامعه تحت نظارت تو به طبقات مختلفی تقسیم شده اند و کار هیچگروهی جز با گروه دیگر به کمال نمی‌رسد و هیچ دسته‌ای از دسته‌ای دیگر بی نیاز نیست
- تعريف كنترل
دانشمندان و نويسندگان مديريت ، تعاريف مختلفى از كنترل و نظارت ارائه كرده اند كه هر كدام از زاويه اى به نظارت و كنترل نگاه كرده و آن را مورد بررسى قرار داده اند. در اين جا دو مورد از بهترين و جامع ترين تعريف ها را درباره نظارت و كنترل مطرح خواهيم كرد:
1. يكى از تعاريف نسبتا جامعى كه از نظارت و كنترل انجام گرفته ، تعريفى است كه استيفن رابينز ارائه كرده است . او معتقد است كه كنترل را اين گونه مى توان تعريف كرد: كنترل عبارت است از فرايند تحت نظر قرار دادن فعاليت ها، به منظور حصول اطمينان از اين كه آن ها همان گونه كه برنامه ريزى شده اند، انجام مى پذيرند؛ و نيز اصلاح كردن انحرافات قابل ملاحظه و مهم .
بنابر اين تعريف ، نظارت و كنترل ، فرايندى است براى كسب اطمينان از اين كه اقدامات و فعاليت هاى جارى سازمان ، در جهت اهداف پيش بينى شده و منطبق با اقدامات برنامه ريزى شده ، مى باشد. بنابراين ، مى توان گفت كه كنترل و نظارت فرايندى است كه بايدها را با هست ها؛ مطلوب ها را با موجودها؛ و پيش بينى ها را با عملكردها مقايسه مى كند، و تصوير روشنى از اختلاف يا تشابه بين اين دو گروه از عوامل را در اختيار مسئولان و مديران سازمان قرار مى دهد.
2. از ديگر تعاريف نسبتا جامع در مورد كنترل ، تعريفى است كه رابرت ماكلر ارائه كرده و در آن ، عناصر و اجزاى اصلى فرايند كنترل را نشان داده است . او معتقد است : كنترل ، تلاشى است سيستماتيك و نظام مند به منظور تعيين استانداردهاى عملكرد، براى اهداف برنامه ريزى شده ، طراحى سيستم باز خور نمودن اطلاعات ، مقايسه عملكرد واقعى با استانداردهاى از پيش تعيين شده ؛ مشخص كردن اين كه آيا انحرافاتى وجود دارد يا نه ؛ و تعيين ميزان اهميت آن ها؛ و نيز انجام دادن اقدامات اصلاحى براى حصول اطمينان از اين كه همه منابع شركت به شيوه اى بسيار مؤ ثر و با حداكثر كارآيى ممكن ، در جهت دستيابى به اهداف شركت مورد استفاده قرار گرفته است .
در يك سازمان هر فرد براي پيشرفت و نيل به اهداف تعيين شده شغلي نياز به آگاهي از موقعيت خود دارد اين آگاهي موجب مي شود تا او از نقاط ضعف و قوت عملكرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهيدات لازم را براي اثر بخشي بيشتر كوششهايش بكار برد.
از طرفي سازمانها نيز نياز به شناخت كارآئي كاركنان خود دارند تا براساس آن وضعيت نيروي انساني خود را بهبود بخشند و بدين طريق بر حجم توليد و ارائه خدمات خود بيفزايند.
ارزشيابي ابزاري است كه سازمانها و كاركنان را در تامين اين نياز ها كمك ميكند حال چنانچه اين ابزار به خوبي طراحي و به نحو صحيح مورد استفاده قرار گيرد ، وسليه مناسب براي تشويق ، آموزش و بهسازي و بعضاً تنبيه كاركنان خواهد بود .
ازجمله مهمترين مسائل دربرنامه‌هاي ارزشيابي ،تعيين معيارهاي شايستگي ومكانيزم سنجش آنهاست .
براي اين منظور عمدتا معيارهاي مختلفي در ارتباط با صفات افراد و فرآيند و نتايج كار ، تعيين و براي سنجش آنها نيز از مقياسهاي متعدد و متنوع استفاده شده است .
در طراحي نظام ارزشيابي حاضر ، با بررسي مفاهيم ارزشي ، انديشه منطقي و بهره گيري از تجارب چند ساله ، ديدگاهي نو بدست آمده و براي تحقق آن با تكيه بر تكنيك‌هاي « مديريت مبني بر هدف » و « مقياس رتبه‌اي ترسيمي » از روش « مديريت عملكرد » استفاده شده است .
در اين ديدگاه نظر نخست آن است كه شايستگي كاركنان ، در حاصل و نتيجه كار آنان مشهود متجلي است و موفقيت آنان در پايان كار ، حاكي از شايستگي آنان خواهد بود . ولي صرف اين موفقيت ، تصوير كاملي از شايستگي را بدست نمي دهد و تمام شايستگي آنان را نمايان نمي‌سازد بلكه نحوه كسب موفقيت نيز درخور اهميت است . بنابراين علاوه بر مسئله نيل به هدف و كسب موفقيت ، چگونگي اين حركت و ميزان تلاش و كوشش كارمند در طول اجراي فعاليتها ، توانائيها و نيز تصميمات اخلاقي وي نيز مورد سنجش واقع مي شود .
كارمند يك سازمان عضو جامعه بزرگتري ( جامعه ) است كه اعضاء آن تحت تاثير فرهنگ و اعتقادات مخصوص آن جامعه قرار ميگيرد . بنابراين چگونگي فرهنگ و معتقدات اجتماعي نيز بدون شك تاثير قابل ملاحظه اي در طرز رفتار افراد و نيل به اهداف سازماني را به همراه دارد.
تئوريهاي ارزشيابي
تعاريف ارزشيابي :
تعريف هاي متعددي پيرامون ارزشيابي عملكرد كاركنان توسط نويسندگان مديريت ارائه گرديده است ، كه به چندين نمونه ازآنها« دركتابهاي مديريت مذكور است» اشاره مي گردد :
1- ارزشيابي شايستگي عبارت است از سنجش منظم وسيستماتيك كار افراد دررابطه با نحوه انجام وظيفه آنها درمشاغل محوله وتعيين پتانسيل موجود در آنها جهت رشد وبهبود .
2- فراگردارزشيابي عبارت است از يك سلسله اقدامات رسمي براي بررسي عملكردكاركنان در فاصله زماني معين وشامل تمامي رفتارهاي فرد درارتباط باكاركرد او درآن دوره زماني ميگردد .
3- هرگونه اقداماتي كه به گردآوري ، نظارت ، مشاركت و ارائه وكاربرد اطلاعات موجود درمورد كاركنان با هدف افزايش كارآيي مي انجامد ارزشيابي گفته مي شود.
4- منظورازتعيين شايستگي ارزيابي درجه كفايت ولياقت كاركنان از لحاظ انجام وظايف مشاغل محوله وتقبل مسئوليت ها درسازمان است كه بايد بطور عيني وسيستماتيك بعمل آيد .
5- ارزشيابي عملكردمبتني بركار همان گونه كه از عنوان موضوع برمي آيد عبارتست از سنجش و اندازه گيري كار ونتيجه بدست آمده از كار با مقياس وشاخصي كه بعنوان كميت وكيفيت مورد نظر را با دقت وبه گونه اي عيني وبه دور از داوري هاي شخصي وملاكهاي مبهم ارزشيابي بتوان اندازه گيري كرد .
وجوه مشترك دركليه تعاريف فوق وساير تعاريفي را كه در اين جا ذكر نشده را مي‌توان به گونه زيرخلاصه نمود :
ارزشيابي عبارت است از:
1-سنجش واندازه گيري حاصل ازكار ونتايج حاصله
2- ارزشيابي بايد بصورت منظم وسيستماتيك انجام پذيرد
3- ارزشيابي بايد براي يك دوره زماني مشخص صورت پذيرد
4- ارزشيابي بايد براساس وظائفي كه به هريك از كاركنان محول مي شود انجام شود .
« ابراهام مازلو » معتقد است كه يك فرد عادي ( در فرهنگ غرب ) در كودكي تحت تاثير نيازهاي فيزيولوژيكي و ايمني قرار ميگيرد . در سنين اوليه زندگي نياز به عشق و محبت در او ظاهر مي‌شود ولي در سالهاي بعد و در دوران رشد شخصيت ، بتدريج نيازهاي قدر و منزلت و خوديابي بر رفتار او حاكم مي شود.
به اعتقاد وي ، هركوششي كه باعث وقفه و مانع سير تكامل رشد رواني به ترتيب مذكور شود براي فرد زيان آور است . در جامعه امروز سازمانها بدون توجه به نيازهاي كاركنان خود افراد مي‌خواهند كه همه وقت و انرژي خود را صرف ازدياد توليد و ارائه خدمات و افزايش بهره وري كنند كه اين امر باعث عدم ارضاء نيازهاي خوديابي كه لازمه رشد شخصيتي آنان است ميگردد كه نتيجه نهائي آن كاهش كارآئي سازمان و اثربخشي اهداف سازماني را بدنبال خواهد داشت .
بنابراين توجه مديران به نيازهاي مختلف افراد تحت سرپرستي و ارضاء نيازهاي مختلف آنان باعث ايجاد انگيزه و افزايش كارآئي وبهره وري آنان در انجام وظايف شغلي و در نهايت افزايش بهره وري سازمان و به دنبال آن در نيل اهداف سازمان را تسهيل مي نمايد.
انگيزش : بين آنچه كه انسان انتظار دارد و آنچه بدست مي آورد ، تفاوت و فاصله وجود دارد لذا براي از بين بردن يا كاهش اين اختلالات و فاصله ، انسان به انجام عمل معين يا رفتار خاص ( انگيزش ) دست مي زند . براي توضيح اين مطلب ، مفاهيمي همچون پاداش ، هزينه ، نتيجه و سطح مقايسه تعريف مي شود.
پاداش ( Reward) : كوششي را كه يك فرد براي رفع نيازها و ارضاء خاطر خود انجام ميدهد به پاداش گويند. شخصي كه بدين ترتيب نياز او ارضاء شده و رضايت خاطري بدست آورده است پاداش گرفته و ليكن پاداش صرفاً به پول و مزاياي مادي اطلاق نمي شود.
هزينه ( Cast) : هزينه عبارت از گذشت و محروميتي كه در نتيجه انجام فعاليت معيني ، براي شخصي كه آن فعاليت را انجام داده است حاصل مي شود ( مانند خستگي و نگراني )
نتيجه : به تفاضل هزينه ها از پاداشها