مدیریت فرایند اجتماعی، برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی، هدایت و هماهنگی، کنترل در راستای تعیین و فائق شدن به اهداف سازمانی در یک محیط پویاست مدیریت یعنی تصمیم گیری واین وظیفه مهمترین واصلی ترین نقش مدیریت است
مدیریت عبارت است از: فرآیندی برای حل مسائل مربوط به تامین اهداف سازمانی به نحو مطلوب از طریق استفاده موثر و کارآمد از منابع کمیاب در یک محیط در حال تغییر.
مدیر شخصی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر از افراد در سازمان به عهده دارد. مدیران با مجموعه متعددی از عناوین مثل، سرپرست، رهبر گروه، مدیر بخش، مدیر اداره، معاون ونظیر آن فعالیت داشته و کارکنان را بکار می گمارند.
به عقیده «فیلیپ هوسنو»: مدیریت عمومی عبارت است از مجموعه روش های عقلانی که در خدمت تصمصم گیرندگان امور عمومی قرار می گیرد. او در دنباله چنین می افزاید که در یک تعریف، مساله کاربست روش های نوین مدیریت در بخش عمومی وجود دارد. نوسازی مدیریت عمومی، شامل استفاده از ابزار هائی است که به یاری پدیده هائی همچون تصمیم گیری، اطلاع رسانی برخی امور یا جریان های دیوانی حتی توسل به تبلیغات برای برقراری ارتباط با مردم می آید.
پیشینه: اداره امور دولتی دارای یک پیشینه طولانی است که به موازات مفاهیم تمدن ودولت ظهور یافته است. گلادن خاطرنشان می کند که از زمان پیدایش دولت ها همواره نوعی اداره وجو داشته است. بنیانگذار یا رهبر، ابتدا انتقال یک جامعه را ممکن می سازد و سازمان دهنده یا رئیس ان را دوام می بخشد. اداره امور یا مدیریت امور، هر فعالیت اجتماعی، عامل میانی و واسطه است، خیلی به نظر نمی آید ولی عامل اصلی بقای جامعه است.
رومن لوفر در کتاب مدیریت نظام های پیچیده اداری تولد مدیریت عمومی را از خلال تارخ نوعی گسست میان دو حوزه عمومی و خصوصی توضیح می دهد. اما شالوده این منطق مدیریتی چیست؟ در اینجا لوفر تحلیل سیستمی را به عنوان عمل توصیف واقعیت های پیچیده به کمک تیرها ونشانه ها می خواند. تحلیل و مدیریت (عمومی وخصوص) به عنوان ابزاری برای ایجاد زبان مخصوص پیچیدگی ها و با هدف بهه گیری از این پیچیدگی های جهان مطرح گردیده است: تحلیل سیستمی: نحوه اندیشیدن جامعه پیچیده می باشد و مدیریت عمومی نیز زبان دولت در جامعه پیچیده است.
وظایف مدیریت
وظایف مدیریت را می توان به شکل زیر خلاصه کرد:
۱. برنامه ریزی: برنامه ریزی شامل انتخاب کردن ماموریت، اهداف و اقدامات در رسیدن به آنها وآن مستلزم تصمصم گیری مبتنی بر انتخاب راهکار مناسب در بین راهکار های موجود برای عملیات درآینده می باشد وبرنامه فاصله ای را که ما در آنجا قرار داریم تا آنجائی که می خواهیم به آن برسیم را برطرف می کند.
برنامه ریزی عملاً یک فرآیند تصمیم گیری است که مسیر اقدامات سازمان را تعیین می کند. تصمیم گیری انتخاب یک راهکار از میان راهکار های مختلف تعریف شده است و هسته مرکزی برنامه ریزی را تشکیل می دهد. نمی توان گفت یک برنامه وجود دارد مگر اینکه از قبل در خصوص تخصیص منابع، هدایت و اعتبار آن تصمیم گیری شده باشد. بنابراین تصمصم گیری اولین گام دربرنامه ریزی است. سایمون تصمیم گیری را مترادف مدیریت می اند. به هر حال تصمیم گیری نقش محوری در انجام وظایف مدیریتی دارد و در راستای آن همواره مدیر باید تصمیم بگیرد.
۲. سازماندهی: سرآغاز موفقیت سازمان برنامه ریزی است. سازماند هی برنامه ها را به واقعیت تبدیل کرده و اهداف مورد نظر را تحقق می بخشد.
سازماندهی مانند برنامه ریزی فرایندی است که در انجام وکاربرد آن باید دقت لازم صورت گیرد. این فرایند مستلزم تصمیم گیری در مورد کار های مورد نیاز و وظایف مطرح شده و قرار دادن آنها در چارچوب تصمیم گیری یا ساختار سازمانی است. این چارچوب، ساختاری را برای تمام مشاغل فراهم می کند. واین موضوع را که چه کسی مسئول انجام وظایف بوده وچه کسی باید به چه کسی گزارش دهد را مشخص می کند.
۳. هدایت: رهبری، فرایند تاثیر گذاری افراد و گروه ها جهت تعیین اهداف و رسیدن به آن می باشد. رهبران کسانی که بعنوان رهبر عمل می کنند- دیگران را راهنمائی، هدایت وترغیب نموده و آموزش می دهند. عشق وعلاقه وایثارو کسب وجهه تشکیل دهنده شالوده یک رهبر هستند.
بعضی صاحبنظران، رمز موفقیت را در توان هدایت نیروی انسانی تحت سرپرستی می دانند. مهارت انسانی وکار با افراد و هدایت آن ها در جهت انجام اهداف سازمانی از جمله مهارت هائی است که در تمامی سطوح مدیریت اعم از عملیاتی، میانی وعالی کاربرد ویژه دارد.
۴. کنترل: شامل آندسته از فعالیت هائی است که در صدد ایفای وظایف، با شرایط لازم به منظور نیل به هدف های از پیش تعیین شده می باشند.
فرایند کنترل را می توان به چهار مرحله تقسیم کرد: تعیین معیار عملکرد- اندازه گیری عملکرد- مقایسه عملکرد با معیار های تعیین شده- انجام اقدام اصلاحی.
بدون نظارت وکنترل مدیران نمی توانند بفهمند که در کدام بخش از کارشان به طور اثر بخش وکارامد انجام شده است. کنترل وظیفه ای است که دایره مدیریت را به یک دایره کامل تر تبدیل می کند. برنامه ریزی به عنوان اولین وظیفه در راس تما وظایف مدیریت است. با تعیین برنامه ها واهداف، بایستی میزان پیشرفت آن برنامه ها و اهداف، نظارت و کنترل صورت گیرد. بازخورد بازخورد حاصل از این کنترل ها به مدیران کمک می کند که میزان پیشرفت و موفقیت سازمان را در دستیابی به اهداف و مقاصد مشخص نمایند.
از طرفی دیگر هیوز وظایف مدیریت دولتی را چنین بیان می کند:
۱- استراتژی: الف- تعیین اهداف واولویت های سازمان (براساس پیش بینی محیط بیرونی و توانائی های سازمان) ب-تدوین برنامه های عملیاتیبرای دستیابی به اهداف مذکور
۲- مدیریت مولفه های درونی (سازماندهی وتامیننیروی انسانی- هدایت کارکنان ونظام مدیریت منابع انسانی- کنترل عملکرد
۳- مدیریت مولفه های بیرونی (ارتباط با واحد های بیرونی- ارتباط با سازمان های مستقل- ارتباط با رسانه ها ومردم.
رابطه سیستم مدیریت دولتی وخط ومشی گذاری: ارتباط محسوس میان سیستم مدیریت دولتی وخط ومشی گذاری وجود دارد. برداشت از نحوه ومیزان ارتباط مذکور از موارد زیر تاثر می پذیرد:۱- مهارت های فنی وموضوعی از لحاظ تحلیلی ۲-اخلاقیات به منزله شالوده تصمیم گیری ۳-ملاحظات اخلاقی شخصی برای تحلیلگران.
درقسمت اول مهارت های فنی وموضوعی مورد نیاز تحلیلگر مطرح می شود. تجزیه تحلیلگر سیستم کسی است که علاوه بر جایگاه سازمانی خود دارای اطلاعات، بینش آگاهی های مکفی از گذشته وحال بوده، مهارت ترسیم دورنمای سیستم( آینده) مبتنی بر وضعیت جاری و قبلی را داراست.
لازمه غنی سازی مدیریت در بخش عمومی که طبعا مبنای خط ومشی گذاری مطلوب خواهد بود. این است که سازمان ها به موارد زیر توجه کنند:
۱) تقویت بنیه اقتصادی که مستازم پیشرفت علوم، رونق فنآوری و قدرت سیاسی است.
۲) تقویت بازدهی از طریق اعمال بهینه وظایف مدیریت: محاسبه کلی توان وانرژی سازمان برای کسب ستانده های بیشتر ضروری است. این محاسبه هرچه دقیق تر باشد منابع وامکانات کمتری هدر می رود.
۳) تقویت اثر بخشی طرح ها: اثر بخشی فراینی است که با غایت عملکرد سازمان ارتباط دارد، لازم است از ابتدا وبه هنگام تهیه طرح ها، قطعیت و اثر بخشی فزاینده مورد نظر باشد. از این جهت طرح باید امکان تجدید نظر، تغییر یا جایگزینی را داسته باشد.
۴) تلفیق هدفمند کارائی و اثر بخشی: معمولا دو دیدگاه در فرایند حل یک مساله وجود دارد که براساس آن سیستم ها به دو گونه تقسیم می شوند. سیستم مبتنی بر نگرش و بازدهی وکارائی طراحی می شود. ونوعی دیگر بر اساسنگرش به اثر بخشی. چگونگی برقراری بهترین وضعیت که در آن هم اثر بخشی وهم بازدهی مورد توجه باشد، خود از مبانی خط و مشی گذاری است.