چكيده
اگرچه دفتر داری لازمه حسابداری است اما دفتر دار تنها کار تحریر دفاتر و تهیه صورت حسابها را به عهده دارد و لیکن در حسابداری موضوعاتی نظیر شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات مد نظر می باشد و یک حسابدار باید بتواند وقایع پیچیده اقتصادی را تجزیه و تحلیل نماید پس باید نتیجه بگیریم که هر کس که در بخش حسابداری کار کند و به نوعی فقط در نوشتن دفاتر بدون داشتن قدرت تجزیه و تحلیلهای مالی کاری انجام دهد حسابدار نخواهد بود.
دفاتر قانونی
بعد از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شدند و به تایید مقام‌های رسمی رسیدند نوبت به ثبت آن در دفاتر شرکت می‌رسد.
به طور کلی دفاتر حسابداری به دو دسته تقسیم می‌شوند:
۱- دفاتر قانونی و رسمی: دفاتری هستند که از نظر قوانین داشتن آن‌ها اجباری می‌باشد. مانند دفتر روزنامه و دفتر کل.
۲- دفاتر غیر رسمی و کمکی: آن دسته از دفاتری هستند داشتن آن‌ها اجباری نیست. ولی معمولا برای بالا بردن دقت در نگهداری حسابها از آن‌ها استفتده می‌شود. مانند دفاتر معین.
دفتر روزنامه
اولین کاری که بعد از ثبت سند حسابداری انجام می‌شود ثبت آن در دفتر روزنامه است. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد:
بدهکار و بستانکار
بنابراین به شکل اصولی یک دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر می باشد:
۱- ستون تاریخ
۲- ستون شرح که در آن پس از اینکه رویداد مالی تجزیه و تحلیل شد حسابهای بدهکار و بستانکار را شناسایی می کنیم.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل
دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد خواهد داد( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد ).
دفتر کل
موجودی بانک
بدهکاران
مانده‌گیری حسابهای دفتر کل
برای مانده گیری هر حساب در دفتر کل باید مابه التفاوت جمع بدهکار و بستانکار ثبت شده را حساب کرد که «مانده حساب» نامیده می‌شود. اگر مجموع بدهکار از بستانکار بیشتر باشد مانده حساب «بدهکار» و اگر مجموع بستانکار از بدهکار بیشتر باشد مانده حساب «بستانکار» خواهد بود.
تراز آزمایشی
در سیستم حسابداری دوطرفه اگر حسابها به صورت درست ثبت شده باشند، جمع مانده‌های بدهکار باید با جمع مانده‌های بستانکار در حسابهای دفتر کل برابر باشند.
فهرست حسابها و کدگزاری آن‌ها
برای آسان بودن دسترسی به اطلاعات حسابها در هر موسسه فهرستی از حسابهای دفتر کل تهیه می‌شود. برای هر حساب یک شماره در نظر گرفته می‌شود که به آن کد حساب می‌گویند.
۲- خرید ساختمان به مبلغ ١٧٠،٠٠٠،٠٠٠ ریال که وجه آن نقدا از حساب بانک پرداخت شد (تاریخ۷/۳)
اطلاعات زیر مربوط به شرکت خدماتی شماره یک می باشد:
- واریز مبلغ ٣٢٠،٠٠٠،٠٠٠ ریال به حساب بانک توسط مالک , بابت سرمایه گذاری اولیه (تاریخ۷/۱)
منابع: