1- لزوم انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار:

امروزه انجام امور حسابداري بدون بهره گيري از امكانات رايانه اي با توجه به حجم عمليات و تنوع گزارشات مورد نياز تقريباً غير ممكن گرديده است در اين راستا نتايج حاصل از بررسيهاي فراوان و مرور راه حلهاي متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و يكسان جهت ثبت عمليات مالي مربوط به دسته اول (عمليات فني بيمه) را در كليه شركتهاي بيمه به اثبات رسانيده است. لذا كليه شركتهاي نمايندگي يك شركت بيمه جهت ثبت عمليات بيمه گري صرفاً مي بايست از يك نرم افزار استفاده نمايند.

نكات مهم:

الف) استفاده از يك نرم افزار قطعاً مانع از بكارگيري ساير نرم افزارهاي مورد نياز شركتها جهت پوشش عمليات پشتيباني و عمومي و مسائل مرتبط آنها با بازاريابان و غيره نخواهد شد.

ب) با توجه به اهميت انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار كليه شركتها مي بايست نسبت به نصب نرم افزار حسابداري اقدام كنند.

ج) به منظور حفظ يكنواختي هرگونه تغير اساسي در نرم افزار بايد با هماهنگي شعب و واحدهاي حسابداري و انفورماتيك آنها صورت پذيرد.

2- لزوم معرفي مدير مالي يا حسابدار (مسئول عمليات حسابداري و مالي) به مجتمعها[1]:

از آنجايي كه كنترل عمليات مالي شركتهاي نمايندگي از اهميت بسيار بالايي برخوردار مي باشد و حسب تجارب گذشته نيز يكي از مشكلات بسيار جدي و عامل اصلي ايجاد مغايرات فيمابين، شخصي و ثابت نبودن «مسئول عمليات مالي» شركتهاي نمايندگي بوده است لذا مشخصات «مسئول عمليات مالي و حسابداري» شركتها بايد طي معرفي نامه اي، با امضا مدير عامل شركت نمايندگي به مجتمع ها اعلام گرديده و حضور فرد مذكور در جلسات توجيهي و آموزشي نيز به عنوان تكاليف قطعي ايشان تعريف گردد ضمناً هرگونه جابجائي در اين خصوص مي بايست با هماهنگي صورت پذيرد بديهي است شركتهاي نمايندگي در انتخاب عزل و نصب اين افراد مختار مي‌باشند و ليكن هماهنگي با مجتمعها اجباري خواهد بود. علي ايحال مسئوليت نهايي حسابهاي شركت نمايندگي بعهده مديرعامل و هيئت مديره شركت نمايندگي خواهد بود.

3- نگهداري اسناد و مدارك حسابداري بصورت مدون:

از آنجائيكه اسناد و مدارك حسابداري مي بايست بصورت دقيق طبقه بندي شده و قابل دسترسي باشد لذا فدوريست اسناد و مدارك حسابداري شركت نمايندگي صحافي گرديده و در محل شركت نمايندگي نگهداري گردد به نحوي كه همواره امكان دسترسي به آنها مقدور باشد ضمناً اين موضوع بايستي هنگام ايجاد تغييرات اساسي در مديريت شركت نمايندگي مورد كنترل قرار گرفته و نسخه اي از صورتجلسه تحويل و تحول براي واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.

4- افتتاح حساب بانكي(جاري دريافت بيمه‌‌گري و جاري پرداخت بيمه‌گري):

جاري دريافت بيمه گري

1-4- با توجه به اهميت انجام عمليات بانكي نزديك بانك مشخص كليه شركتهاي نمايندگي مي بايست همراه با تكميل تعهدنامه مخصوص كه نمونه آن توسط واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) تحويل مي شود نسبت به افتتاح يك فقره حساب جاري كه از اين پس “حساب دريافت بيمه گري” ناميده مي شود اقدام نمايند. شرايط و خصوصيات حساب مذكور به شرح ذيل مي باشد:

1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تكميل تعهدنامه محضري با هماهنگي دفتر حقوقي شركت بيمه مي باشد.

2-1-4- با عنايت به هماهنگي انجام شده و لزوم اخذ سرويس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزديكي از نزديكترين شعب بانك افتتاح گردد.

3-1-4- حساب مذكور شاخه اي (فرعي) از حساب مركزي (مادر) واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه نزد بانك محسوب مي گردد و صرفاً بابت واريز وجوه دريافتي بابت بيمه نامه ها اعم از فروش نقدي، وصول بدهكاران و وصول چكهاي مربوط به اقساط بيمه نامه مي باشد.

4-1-4- حساب ياد شده (حساب فرعي) بنام شركت خدمات بيمه اي اما بنفع شركت بيمه افتتاح شده و شركت نمايندگي هيچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغييرات در حساب را ندارد.

5-1-4- حساب  فرعي فاقد دسته چك مي باشد.

6-1-4- مانده حساب فرعي در پايان هر روز كاري بحساب سپرده كوتاه مدت معرفي شده توسط واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه واريز مي گردد.

7-1-4- شركتهاي نمايندگي مجاز به تأخير در واريز حق بيمه به حساب فرعي (جاري دريافت بيمه گري) نمي باشند و دقيقاً طبق شرايط مندرج در بيمه نامه‌ها و قراردادهاي بيمه اي مي بايست مبالغ به حساب واريز گردد. بديهي است هر گونه مسئوليت ناشي از تأخير واريز مذكور اعم از عدم پرداخت خسارت و غيره بعهده شركت نمايندگي خواهد بود.

8-1-4- بانكهاي مجري حساب دريافت بيمه گري (حساب فرعي) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تكميلي حساب به شركت نمايندگي مي باشند و شركت نمايندگي نيز مكلف به كنترل حساب و نهايتاً تهيه صورت مغايرت بانكي مي باشد. به منظور تسهيل در عمليات پيشنهاد مي شود وجوه مربوط به هر يك از رشته ها روزانه طي يك فقره فيش بحساب واريز گردد. به منظور تسريع در اجراي عمليات، شركت نمايندگي موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائي شركت بيمه (مجتمع) برساند.